第二步 申報

1、在會議首次對外通知前4—5月個月，由會議負責人（或聯系人）登錄“國際會議報批平臺”提交申報材料，經國際合作部初審通過后，下載打印《北京大學舉辦國際學術會議申報表》，經院系主管外事領導及保密負責人審核加蓋單位公章，送交相關業務主管部門會簽后報送國際合作部；
2、申報材料經國際合作部、校領導審核批準后，由學校正式發文，在首次對外通知前3—4個月上報教育部審批；會議舉辦部門在會議獲教育部批準后，方可啟動各項會議程序。未按規定時間提交的會議申報，教育部原則上不予受理；
3、重要提示：在線填寫申報材料且初審通過后，請及時報送紙質申報材料，以便履行校內審批流程。距會議舉辦時間不足3個月無法在“國際會議報批平臺”填報會議申請。在線填報方法請參考《平臺使用手冊》。

第三步 審批

1、北京大學舉辦國際會議在校內實行“三級審批制度”：主辦院系需對會議的學術性和會議保密問題履行審核職責，上報后經過社科部/科研部會簽、國際合作部撰文審核，最后報送主管校長審批。此后上報至教育部并獲得批件。為使會議得到順利批復，請參考《在華舉辦國際會議申辦指南》。

2、會議獲得批準后不得隨意改變會議的名稱、主題、規模、舉辦時間和地點等。如確需更改，須在原定會議舉辦時間前1個月向國際合作部提出申請，經學校同意后上報教育部審批。

第四步 簽證

會議經教育部批復后，國際合作部協助主辦單位為外籍與會人員辦理來華簽證手續?？赏ㄟ^校園門戶（網址：https://portal.pku.edu.cn/portal2017/#/index）填寫參會人信息，并將《在華舉辦國際學術會議邀請外國人來華名單匯表》發送至gjhy@pku.edu.cn，轉呈主管校長審批后出具《被授權單位邀請函》。辦理方式請見《申辦外籍參會人員被授權單位邀請函流程說明》。

第五步 總結

在會議舉辦后2個月以內，登錄“國際會議報批平臺”，填報會議基本情況及學術總結。